制定：2024 年 3 月 31 日
個人情報保護方針
株式会社 大島商会
代表取締役社長 西尾昌浩
株式会社大島商会（以下「当社」といいます。）は、個人情報保護の重要性と個人情報取扱事業 者の社会的責任について認識し、株主様、取引先様、役職員等の個人情報を適切に保護するため に次の方針のもとで個人情報を取扱います。
1. 「個人情報の保護に関する法律」および関連法令を遵守するとともに、別途定めて開示する「個 人情報の取扱いについて」および社内規程等に従い、適切な個人情報の取扱い、利用および 提供を行います。
2. 必要かつ適切なセキュリティー対策を講じることにより、取扱う個人情報の漏えい、滅失または毀 損の防止に努めるとともに、事故が発生した場合には必要な是正措置を取ります。
3. 個人情報の取扱いに関するルールを社内規程で明確に定め、役職員に周知徹底します。また、 業務委託先に個人情報を提供する場合は委託先が適切に個人情報を取扱うように管理・監督 します。
4. 保有する個人情報について、ご本人様からの苦情およびご相談並びに開示、訂正および利用 停止等の依頼を所定の窓口でお受けし、適切に対応いたします。
以上
制定日：２０２４年３月 31 日
株式会社 大島商会
代表取締役社長 西尾昌浩
個人情報の取扱いについて
１．個人情報の利用目的
(1)皆様からお預かりする個人情報は、当社のガス等販売事業において、以下の目的で利用いたします。
① 業務上のお取引先様から取得した個人情報を以下の目的で利用します。
・お取引先様との円滑なお取引条件を維持、構築し、お取引を履行、管理するため
・お打合せの内容を記録、保管し、社内における情報共有に利用するため
・当社施設、設備の保安、安全衛生を確保するため
② 業務上のお取引先様から取得した製商品の仕様や種別などの閲覧履歴や購買履歴などの情報を分析し て、製品の販売、製品の修理や点検などのアフターサービスの提供、または製品やサービスに関するご紹 介またはご提案をするために利用します。
③ 当社株主様から取得した個人情報を以下の目的で利用します。
・各種お問い合わせ、ご依頼、ご要望などに対応するため(より良い対応を行うためのお問い合わせ履歴な どの蓄積も含みます)
・当社株主様への情報提供および連絡を行うため
・当社株主管理、その他株式に関連する業務を行うため
④ 当社の採用選考応募者または当社退職者から取得した個人情報を、情報提供を実施するためおよび当社 から連絡を行うために利用します。
⑤ 個人情報保護法その他法令で認められた利用目的のために利用します。
(2) その他、当社が特別な利用目的で個人情報を使用することを皆様に通知または公表した場合に利用い たします。
２．安全管理措置
当社は、個人情報等について、以下のとおり漏洩、滅失または毀損の防止その他個人情報等の適切な管理 のための措置を講じています。
(1) 個人情報の取扱いに関する基本方針を策定 個人情報の適切な取扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするため、本文書を定めており ます。
(2) 個人情報等の取扱いにかかる規律の整備
① 個人情報等の取得、利用、保存、提供、削除、廃棄の段階ごとに、取扱方法を規定
② 個人情報等の取扱いについて、責任者およびその任務について個人情報取扱規程を策定。
(3) 組織的安全管理措置
① 個人情報等の取扱いに関する責任者（個人情報管理責任者）を設置。
② 法や社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の個人情報管理責任者への報告連絡体制 を整備。
③ 個人情報等の取扱状況について、定期的に自己点検を実施。
(4) 人的安全管理措置 個人情報等の取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施。
(5) 物理的安全管理措置
① 個人情報等を取扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を実施。
② 事務所内の移動を含め、個人情報等を取扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明 しないよ う措置を実施。
(6) 技術的安全管理措置
① アクセス制限を実施して、個人情報等にアクセスできる従業員の範囲を限定。
② 個人情報等を取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕 組みを導 入。
３．第三者への提供等
(1) 第三者への提供
下記(2)(3)で定めるほか、以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者へ提供いたしません。
① 事前に同意をいただいた場合。
② 個人情報保護法その他の法令で認められた場合。
(2) 業務委託先
利用目的を達成するために必要な範囲において、当社の業務委託先に対し開示、提供することがあります。 その場合、業務委託先に対し、守秘義務契約の締結などを行うとともに、お客様の個人情報等を適切に管 理するため厳正な管理監督を行います。
(3) 共同利用
皆様からお預かりする個人情報について、当社および日本酸素ホールディングスグループ各社（注）に おいて総合的サービスを提供するため「個人情報の利用目的」に記載した利用目的の範囲に限り、当社お よび日本酸素ホールディングスグループ各社で個人情報等を共同利用することがあります。 共同利用する項目は、「氏名、性別、連絡先（住所、電話番号、メールアドレス等）、所属先、製品購入履
歴、ご依頼内容等」といたします。この他の項目について、共同利用する場合には、別途通知もしくは公 表させていただきます。 共同利用する個人情報管理責任者は、当社（住所：郵便番号 500-8333 岐阜県岐阜市此花町 1 丁目 4 番地 株式会社大島商会 代表者：西尾昌浩）とします。
（注）日本酸素ホールディングスグループ各社とは、日本酸素ホールディングス株式会社の国内外の関係会社をいいます。（以下同じ）
４．当社保有個人データの開示等のご請求について
当社の保有する個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、 消去および第三者への提供の停止等（以下「開示等」といいます。）をご希望の場合は、以下の手順に従っ て、ご請求ください。ご請求の対象となる個人情報は、当社が開示等の権限を有する保有個人データおよ び個人データの授受に関する第三者提供記録に限りますので、あらかじめご了承ください。
(1) 開示等請求書
開示等を請求される場合は、次の①および②の必要書類を、郵送でお送りください。
① 開示請求書
添付の開示請求書に必要事項をご記入ください。
②本人確認書類
ご本人様であることの確認のために、次の本人確認書（氏名、住所、生年月日が確認できるもの）のいず れか一つ
を提出してください。 ・運転免許証の写し
・パスポートの写し
・各種健康保険証の被保険者証の写し
・マイナンバーカード（表面のみ）の写し
・外国人登録証明書の写し ・在留カードの写し
・特別永住者証明書の写し ・身体障碍者手帳の写し
・住民票（作成日から 3 ヵ月以内のものに限る。）
・戸籍謄本または抄本（作成日から 3 ヵ月以内のものに限る。）
③ 代理人確認書類
代理人からのご請求の場合、次に掲げる全ての書類を提出してください。
・②に掲げるご本人様の本人確認書類のいずれか一つ
・代理人の本人確認書類として②に掲げる書類のいずれか一つ
・ご本人様からの委任状（代理人が親権者等の法定代理人である場合は、委任状に代えて、ご本人との関 係がわか
る、発行日から 3 ヵ月以内の戸籍謄本もしくは抄本、または成年後見登記事項証明書）
(2) 次の場合は開示等のご請求に応じられない場合があります。
① 本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合。
② 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合。
③ 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もし くは国際機
関との交渉上不利益を被るおそれのある場合。
④ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
⑤ 法令に違反することとなる場合。
⑥ 犯罪の予防、鎮圧または捜査その 他公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがある場合。
(3) 開示結果のご通知
開示請求書および本人確認書類により、ご本人の個人情報であることが確認できた範囲において開示等を 行います。開示等の結果（開示等ができない場合はその旨、ご本人の希望する方法で開示ができない場合 はその旨）につきましては、ご本人または代理人のご住所宛に送付させていただきます。なお、回答結果 のご送付までの期間の目安は、約 10 営業日です。
(4) その他
・開示請求書の到着後、ご本人の記録と照合し、電話等でご本人確認させていただく場合があります。
・開示請求書および本人確認書類に記載された個人情報は、開示等を行うために必要な範囲において利用 します。
・ご提出いただいた書類は返却いたしませんので、予めご了承ください。
(5) 書類送付先
郵便番号：500-8333
住 所：岐阜県岐阜市此花町 1 丁目 4 番地
個人情報保護相談窓口
５．お問い合わせ
個人情報の取扱いについてのお問い合わせ、苦情、ご相談については、下記の受付窓口までご連絡くださ い。
受付窓口：個人情報保護相談窓口
郵便番号：500-8333
住 所：岐阜県岐阜市此花町 1 丁目 4 番地 株式会社大島商会
電話番号：058-253-8111
（電話受付時間 午前 8 時 30 分～12 時、午後 1 時～5 時 30 分、土日、祝祭日、会社休業日を除く
